'Office 365' change pack

Bis zu 4 Stunden mehr zeit pro Mitarbeiter und Woche durch echte digitale Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365

Zielsetzung und Konzept

Ziel des Change Packs ist es, durch Verbesserung der internen Zusammenarbeit mit digitalen Tools und modernen Arbeitsweisen, die Produktivität des Unternehmens spürbar zu steigern.

Das Vorgehen erfolgt in agilen Schritten und besteht aus kurzen Analyse und Advisory Phasen, nach denen eine Empfehlung ausgesprochen werden kann, um dann Mitarbeiter zu schulen und für die neuen Arbeitsformen und Tools zu begeistern.  

Ergebnisse und Nutzen

  • Steigerung der Arbeits-Produktivität durch die richtige Nutzung der Tools, z.B. durch kollaboratives Arbeiten an Dokumenten
  • Bessere interne Zusammenarbeit durch höhere Informations-Transparenz auf allen Kanälen, z.B. durch projektbezogene Kommunikation in Microsoft Teams
  • Team-Gefühl wird gesteigert, da die digitale soziale Interaktion durch Social-Features und Video-Konferenzen zunimmt.
  • Flexiblere Arbeitsgestaltung durch Orts- und Geräteunabhängigkeit, z.B. durch den Einsatz der Web und Mobile basierten Anwendungen

Vorgehensweise im Detail

1. Shadowing

Im ersten Schritt erfolgt die Überprüfung der vorhandenen Arbeitsweisen und Tools, um einen Ansatzpunkt in der Organisation zu identifizieren, über den der „Digitale Arbeitsplatz“ schrittweise in den Alltag der Mitarbeiter gebracht werden kann.

Um möglichst schlank und agil vorzugehen werden zunächst über ein „Shadowing“ und eine “Collaboration Tool Due Diligence” die Ansatzpunkte mit größtmöglicher Wirkung identifiziert. Dies könnten Ideen zur Verbesserung der Tool-Nutzung, Meeting-Kultur, des Projekt Managements oder der internen Zusammenarbeit/Organisationsstruktur sein. Dabei wird der Umgang mit den vorhandenen Tools analysiert und die Art der Kommunikation im Team im Alltag betrachtet.

Das Ergebnis ist eine Anleitung, welche konkret die ersten Ansatzpunkte für die „digitale Transformation“ im Arbeitsalltag benennt, um hier im nächsten Schritt direkt anzusetzen.


2. Best Practice Erarbeitung

Gemeinsam mit dem Unternehmen werden aus diesem Ergebnis Best Practices für die digitalisierte Zusammenarbeit entwickelt.

Diese können unter anderem folgende Aspekte enthalten:

  • Beratung zur Einsetzung von Cloud Tools für den Bereich Kommunikation und 
  • Auswahl der am besten geeigneten Tools in Office 365
  • Beratung der Use Cases zur Erarbeitung von Guidelines in den Bereichen Kommunikation und Kollaboration
  • Beratung zur Verbesserung von Workflows mit Hilfe von Cloud Tools

3. Video Kommunikation

Für die erarbeiteten Best Practices werden kurze Videos erstellt, die für interne Zwecke als Entscheidungsgrundlage dienen und später als Trainingsmaterial verwendet werden können.

Die Videos werden individuell erstellt, so dass es die Möglichkeit gibt, auf bereits bestehende Initiativen und Projekte aufzubauen.


4. Setup Workshop mit Teamleader

Gemeinsam mit den Teamleadern werden die jeweiligen Strukturen aufgebaut und die Best Practices getestet. Konkret geht es hier darum, die ausgewählten Tools aufzusetzen, Verknüpfungen herzustellen und notwendige Vorbereitungen für den Roll-out in die Teams zu treffen.


5. Bootcamp Workshop im jeweiligen Team

Im letzten Schritt werden die Ergebnisse im Zuge von Bootcamps in die einzelnen Teams gebracht.

 

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Wir haben bei uns im Unternehmen Office 365 für XYZ Mitarbeiter eingeführt. Derzeit nutzen wir überwiegend: ... . Unser Ziel wäre es, wenn wir ABC erreichen.
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