CLIENT PROFILE
OTTO
Handel / E-Commerce
Rund 5.000 Mitarbeitende im damaligen Rollout-Rahmen
2019 bis 2020
Cases · Back to Basics
Future Work bei OTTO.
Wie OTTO den konzernweiten Rollout von Microsoft 365 als Auftakt für eine größere Future-Work-Bewegung genutzt hat: mit erlebbaren Formaten, einer starken Pioneers-Community und einer Arbeitskultur, die nicht beim Tool stehen bleibt.
The Challenge
Bei OTTO stand der Rollout von Microsoft 365 an. Intern war früh klar, dass daraus kein reines IT-Projekt werden sollte. Neue Werkzeuge sollten zum Anlass werden, Zusammenarbeit auf dem Campus und über viele Bereiche hinweg tatsächlich anders zu denken.
Die Herausforderung lag in der Größe und Heterogenität der Organisation. Tausende Mitarbeitende, sehr unterschiedliche Rollen und ein Umfeld mit klarer Mitbestimmung brauchten mehr als eine technische Migration. Gesucht war ein Weg, der das Thema für viele Menschen gleichzeitig erlebbar macht und auch dann noch trägt, wenn der erste Impuls längst vorbei ist.
Our Approach
Erlebbar statt nur erklären
Der Einstieg wurde nicht als klassische Schulungsstrecke gedacht. Neue Arbeitsweisen mussten für eine große Belegschaft konkret erfahrbar werden, damit aus Interesse tatsächlich Anschluss im Alltag entsteht.
Mitnehmen statt ausrollen
Der Rollout bekam eine kommunikative Dramaturgie, die Menschen nicht nur informiert, sondern mitnimmt. Gerade in großen Organisationen entscheidet diese Klammer darüber, ob ein Veränderungsvorhaben als gemeinsame Bewegung oder als weiteres Tool-Projekt wahrgenommen wird.
Sichtbarkeit in der Organisation halten
Neben den Live-Formaten brauchte es Strukturen, die das Thema in Teams weitertragen. Genau daraus entstand die Pioneers-Community als lernende Trägerschicht über den eigentlichen Rollout hinaus.
The Transformation
01
Experience Days
02
Pioneers
03
Communication
04
Virtual Format
The Results
5.000
Mitarbeitende in den Experience Days
200
Pioneers aufgebaut
2
Monate intensiver Auftakt
2.020
International digital weitergeführt
Aus einem M365-Rollout wurde ein sichtbarer Future-Work-Auftakt, der in vielen Teams über den technischen Start hinaus Wirkung entfaltet hat.
Praktischer Einstieg für viele tausend Mitarbeitende
Innerhalb kurzer Zeit bekamen große Teile der Belegschaft einen konkreten und alltagstauglichen Zugang zu den neuen Werkzeugen.
Eine tragfähige Pioneers-Community
Aus dem Multiplikator:innen-Ansatz entstand eine Struktur, die das Thema intern weiterträgt und weit über den ursprünglichen Tool-Rollout hinaus lernt.
Ein Format, das auch unter Druck funktioniert
Die Transformation von physischen Erlebnistagen zu einem digitalen Großformat zeigte, dass die Initiative in veränderten Bedingungen nicht an Kraft verliert.
Future Work als anschlussfähige Bewegung
Aus dem Projekt entstanden Formate und Routinen, die in weiteren Kontexten und über Unternehmensgrenzen hinweg weiterentwickelt werden konnten.
Our Learnings
Gerade in großen Organisationen entsteht Wirkung erst dann, wenn neue Werkzeuge in eine größere Geschichte von Zusammenarbeit und Arbeitskultur eingebettet werden.
Wie Menschen einen Rollout zu Beginn erleben, prägt ihre Bereitschaft, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen. Ein guter Start schafft dafür echten Spielraum.
Wenn Transformationsvorhaben von Anfang an in einem getragenen Rahmen aufgesetzt werden, entsteht mehr Ruhe in der Umsetzung und weniger Reibung im Alltag.
Sie geben nicht nur Wissen weiter, sondern tragen eine neue Haltung in Teams hinein. Genau dadurch bleibt Future Work auch nach dem Launch sichtbar und lernfähig.
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