CLIENT PROFILE
WU Wien
Hochschule / Wissenschaft
2.300 Mitarbeitende, 20.000+ Studierende
2024
Cases · Back to Basics
Mastering Microsoft 365.
Wie die WU Wien ihre digitale Zusammenarbeit auf ein gemeinsames Fundament gestellt hat: mit klaren Standards, einer eigenen Lernumgebung und Formaten, die im Alltag weiterlaufen.
The Challenge
Die WU Wien hatte Microsoft 365 bereits im Einsatz. Die Herausforderung lag nicht in der Verfügbarkeit der Tools, sondern in ihrer sehr unterschiedlichen Nutzung. Lehrstühle, wissenschaftliche Bereiche und Verwaltungseinheiten arbeiteten mit eigenen Routinen, ohne ein geteiltes Verständnis davon, was gute digitale Zusammenarbeit in einer Organisation dieser Größe ausmacht.
Das führte zu Medienbrüchen, Unsicherheiten bei Ablage und Zugriffsrechten und einem hohen Abstimmungsaufwand im Alltag. Für eine Hochschule mit internationalem Anspruch war das ein strukturelles Thema. Die Grundlage für Zusammenarbeit musste erst gemeinsam gestärkt werden, bevor der nächste Digitalisierungsschritt sinnvoll anschließen konnte.
Our Approach
Standards anschlussfähig machen
Der Einstieg begann nicht mit Kontrolle, sondern mit Orientierung. Ziel war es, gemeinsame Standards so zu formulieren, dass sie in einer dezentralen Organisation nicht als Vorgabe wirken, sondern als Hilfe für besseren Arbeitsalltag.
Unterschiedliche Routinen zusammenführen
Die WU brachte sehr unterschiedliche digitale Gewohnheiten mit. Unser Ansatz war, diese Vielfalt nicht zu glätten, sondern in ein gemeinsames Vokabular und in klare, alltagstaugliche Nutzungsmuster für Microsoft 365 zu übersetzen.
Wissen im eigenen System verankern
Damit neue Arbeitsweisen nicht nur punktuell ankommen, mussten Standards, Lernmaterialien und Formate dauerhaft zugänglich sein. Deshalb haben wir auf ein Setup gesetzt, das intern weitergeführt und erweitert werden kann.
The Transformation
01
Alignment
02
Starter Kit
03
Video Library
04
Short Sessions
05
Open Support
The Results
Gemeinsame Standards für den Alltag
Microsoft 365 wird nicht nur genutzt, sondern entlang gemeinsamer Standards verständlicher und konsistenter eingesetzt.
Eigene Lernumgebung
Eine interne Future-Work-Seite mit Videobibliothek und Referenzmaterialien macht Wissen dauerhaft zugänglich und anschlussfähig.
Weniger Reibung in der Zusammenarbeit
Ein gemeinsames Vokabular und klarere Nutzungsmuster reduzieren Abstimmungsaufwand und machen digitale Zusammenarbeit verlässlicher.
Formate mit Anschluss
Kurzformate und offene Austauschsettings laufen weiter und tragen das Thema über einzelne Maßnahmen hinaus in den Alltag.
Our Learnings
In dezentralen Organisationen entstehen Akzeptanz und Wirksamkeit dann, wenn Standards als Ermöglichung und nicht als Einschränkung verstanden werden.
Lerninhalte im eigenen Kontext schaffen mehr Relevanz als generische Tutorials, weil sie Sprache, Situationen und Erwartungen der Organisation direkt aufgreifen.
Große Formate schaffen Orientierung. Die eigentliche Verhaltensänderung entsteht oft in kleineren Sessions, in denen konkrete Fragen und echte Arbeitsroutinen Platz haben.
Auch die Art, wie Veränderung kommuniziert wird, prägt ihre Akzeptanz. Formate mit lokalem oder kulturellem Bezug können digitale Themen zugänglicher und einprägsamer machen.
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